Бенкетів і контроль матеріалів у будівництві

Бенкетів і контроль матеріалів у будівництві

Облік і контроль матеріалів у будівництві – область проблемна. Пов'язано це з низкою якостей: низьким рівнем дисципліни, відсутністю точного планування у проведенні робіт, а, відповідно, і відсутністю точної постачання ресурсів, незмінними авралами, якими супроводжується закупівля ресурсів. Проблемною областю виступають і складські, та бухгалтерські програмки, які часто пробують використовувати для обліку матеріалів у будівництві. Між тим, функціонал даних програм розрахований не на лад компанії, а на торговельні підприємства.

У цих програмках є маса плюсів, але, все таки, вони не дозволяють на сто відсотків звести на «ні» ряд негативних моментів. Проблем багато. Це і нецільові витрати та закупівлі за неадекватними цінами, і придбання непотрібних матеріалів, і авральні ситуації. Звідси випливає і затоварення складів, і «заморожування» грошей і, навпаки, звичайної в роботі через зрив термінів постачання. Для будівельних компаній відсутність упорядкованого обліку матеріалів особливо небезпечно, тому дещиця витрат на матеріали велика, і помилки, у результаті, обходяться недешево.

У чому проблема?

Щоб хоч якимось чином перевести в іншу площину препядствия, пов'язані з контролем закупівель і поставок, лад компанії воліють працювати «з коліс». Займаються цього підходу вони бо не мають здатності точного планування, не володіють його інструментами. До того ж, керівники будівельних компаній практично завжди переконані, що облік матеріалів у будівництві ніяк, крім як в авральному режимі, вести не можна. Це досить поширена помилка. Зрештою, через цієї самої роботи «з коліс» проблема не те, що не перебігати в іншу площину, вона просто утежеляется.

Якщо внести мало конкретики і розгледіти приклад, коли кошторис якимось чином потрапляє в складську службу, то в ній все одно не враховуються дані ПТО про терміни виконання робіт, про оперативні датах, про стадії виконання робіт. Відповідно, якщо якась дата помінялася, може бути перенести закупівлю на пізніший термін (щоб поліпшити впровадження зворотних коштів) або, навпаки, необхідно терміново закупити потрібні матеріали. Якщо ці дані все таки у складських служб, то зв'язок матеріалів та робіт, зазвичай, втрачена. У постачальника немає інфи про те, навіщо потрібен той чи інший матеріал, для яких робіт він буде застосований. А виконробу, у свою чергу, матеріали у повному обсязі на певному кроці виконання будівельних робіт можуть і не знадобитися. Наприклад, одна частина цегли потрібна для виконання робіт «сьогодні», а інша частина цегли «завтра». Відповідно, «завтрашній» цегла буде безгоспних перебувати на будівельному майданчику, на складі, і де завгодно, але за прямим призначенням вживатися не буде.

Досвід японських колег

Якщо згадати радянські часи, то тоді російські будівельники були захоплені досвідом японських колег. У японських компаніях закупівля та постачання матеріалів була організована в точні терміни і в затвердженому обсязі. При всьому цьому складськими приміщеннями вони ні розташовували (вважали, що в цьому немає необхідності), а постачальники працювали «годину в годину». Російські підприємства були переконані, що перейняти практику японців нереально, тому постачальників в той період було мало і про ринок клієнта гласить не доводилося. За постачальником необхідно було бігати, умовляти і т.п. На даний момент ситуація змінилася, але до організації роботи врівень з японськими компаніями все одно далеченько. Незважаючи на величезну кількість постачальників і ту боротьбу, яку по ідеї вони ведуть за клієнта, точних і чітких поставок матеріалів фактично немає.

З чого почати?

Все ж, заходи з мінімізації незапланованих закупівель, витрат, нецільового використання ресурсів вирішувати потрібно. Як ви усвідомлюєте, без спеціалізованих програм зробити це не вийде. Тримати всіх службовців «на тумбі» і домагатися коректного ведення обліку вручну або за допомогою програм, які підходять для складських і логістичних служб торговельних компаній, але не для будівельних компаній, просто неефективно. Лише на 1-ий погляд може здатися, що облік матеріалів усюди однаковий. Це не так. У будівництві він з'єднаний з масою якостей, про які в торгівлі промови зовсім не йде.

На додаток до всього, одним з помилок виступає ідея про те, що стовідсотково автоматизувати бізнес-процеси на будівельному підприємстві немає необхідності. Багато лад компанії вважають, що досить взяти тільки окремі області, такі як оперативне управління валютними коштами, управління складськими запасами та управління ремонтом і обладнанням, не беручи до уваги облік договорів, планування та інші принципові нюанси. У будівництві такий підхід поганий, тому що всі процеси пов'язані між собою і представляють єдину структуру. Вірніше спочатку йти від обліку договорів, фіксуючи при цьому всі інші складові, а не навпаки. Природно, це бездоганний сценарій, якому не багато хто слід. Це обгрунтовано і відсутністю дисципліни, і нечіткими регламентами роботи і, на жаль, жадібними цілями наближених до будівельних матеріалів персон, які в «каламутній воді» відчувають себе куди комфортніше. Тут вже управлінню необхідно проявити волю, висунути свої вимоги і зобов'язати службовців працювати в спец програмці для справжнього управлінського обліку в будівництві.

Реальний приклад

Як приклад хотілося б розглянути тиражну програмку столичного розробника «АЛТІУС СОФТ». Піде мова про програмці «АЛТІУС – Управління будівництвом», яка була випущена на ринок ще в 2006 році. Вона містить масу здібностей для обліку та контролю матеріалів.

Якщо гласить безпосередньо про те, як відбувається робота в цій частині, то в нареченої програмці на підставі документів «Договір із Замовником», «Договір з підрядником», «Планування власних робіт» формуються плани поставки матеріалів на об'єкти. Ці плани співробітники відділу постачання побачать у модулі «СтройЛогістік». У модулі «Договори купівлі-продажу» автоматом здійснюється підбір постачальників (з можливістю ручного підміни).

Далі складаються договори купівлі з автоматичним наповненням номенклатури матеріалів (виходячи з «добору постачальників» і планових дат поставки), а пізніше – прибуткові витратні за цими договорами. При всьому цьому прибуткові витратні комірнику не треба набивати вручну. Можна зробити автоматичне наповнення з «Договору купівлі», і комірнику залишається тільки виключити ті матеріали, які відсутні в даній поставці (також можна поправити їх кількість і вартість). Таким макаром, співробітникові не треба робити ручну роботу – досить видалити непотрібні дані.

Таким чином, можна побачити, які з відповідних матеріалів вже замовлені або одержані на склад. Порівняння кошторисних (договірних) витрат на матеріали з реально існуючими, як за прибутковими витратним від постачальників, так і за авансовими звітами здійснюється автоматом. Програмка тримає під контролем і постачальників, і виконробів: навіть 1 кг цвяхів, проводку якого виконроб міг виконати по двох різних авансовими звітами, в програмці відобразиться, як перевитрата.

Коли матеріали відпускаються на об'єкти (для виконання робіт своїми силами або підрядникам як давальницькі), програмка тримає під контролем, чи необхідні вони для цього кроку контракту. При всьому цьому матеріали можуть поставлятися за заявками виконробів, в тому числі, і понад ліміт, тобто якщо вони відсутні в кошторисі. Пізніше, коли в модулях «Прораб» і «СтройЗаказчік» будуть введені дані про фактичне виконання робіт, програмка покаже відмінності фактичної витрати матеріалів від нормативного. Оперативний контроль витрат на матеріали можна вести в будь-який момент часу за певних об'єктів або робіт, групами матеріалів.

Переходячи до дискусії обліку матеріалів силами бухгалтерських служб, варто сказати, що в бухгалтерії він здійснюється за найменуваннями (кодами) постачальника. У підсумку, у бухгалтерській програмці можливо виявиться кілька різних продуктів із заголовком «цвяхи», які мають різні номенклатурні номери, тому приходили від різних постачальників, але, насправді, є одними і тими ж «цвяхами». У зв'язку з цим, бухгалтерія має нечіткі уявлення про те, який код відповідає тому або іншому матеріалу з кошторису. Фактично, бухгалтерія і не повинна цього знати.

У неї зовсім інші цілі й завдання. Бухгалтерські служби списують матеріали, а от дати зведені дані про те, скільки «цвяхів» придбали, скільки на їх витратили, і взагалі, чи потрібно це було, не можуть. Особливо, якщо враховувати, що «цвяхи» можуть купуватися у різних постачальників. Іншими словами, бухгалтерія не може відрізнити, де, які «цвяхи» мали місце бути і «цвяхи» це взагалі. Зрештою, така «дрібнички» враховується неточно. Природно, це провокує нецільові витрати, які, з, здавалося б, копійчаних значень ростуть в досить вражаючі числа.

У програмці «АЛТІУС – Управління будівництвом» можна згрупувати «цвяхи» однієї марки різних постачальників під одним номенклатурної записом і мати ясне поняття про те, які матеріали і в якій кількості витрачені. Бухгалтерія має відомості про списання матеріалів у кінці місяця за актами виконаних робіт і зазвичай списує матеріали формально, спираючись на відомість, складену за кошторисних нормативів. Фактична витрата і залишок матеріалів стає відомий тільки після закінчення виконання робіт. У програмці «АЛТІУС – Управління будівництвом» всі витрати, в тому числі і на матеріали, можна відстежити в будь-який момент часу, що дозволяє вести оперативний контроль витрат з певних об'єктів або робіт.

З іншого боку, починаючи з 2011 року, облік і контроль матеріалів у програмці «АЛТІУС – Управління будівництвом» став ще більше своєчасним і дієвим. У новенькому модулі «СтройАналітік» можна заздалегідь тримати під контролем перевищення фактичної ціни постачання над плановою. Юзер може автоматом розглядати принципові конкретно для нього характеристики. Він задає аспекти оцінки, і програмка доповідає йому, в якому випадку спостерігається відхилення від їх. Наприклад, програмка доповідає про перевищення лімітів по ресурсах. У разі перевищення даних значень, програмка автоматом вкаже на це, виділивши той чи інший контракт, крок контракту, роботу червонуватим кольором.

Принципово те, що юзер не буде поставлений перед фактом, а зуміє заздалегідь з'ясувати про те, що спостерігається якесь відхилення. Для цього необхідно задати якесь критичне значення, при наближенні до якого програмка скаже про те, що пора вирішувати проблему (наприклад, виділити додаткове фінансування на закупівлю матеріалів у разі зміни ринкових критерій). Модуль «СтройАналітік» може працювати з будь-яким модулем ПК «АЛТІУС – Управління будівництвом». Наприклад, при роботі з модулем «СтройЛогістік», можна побачити перевитрата матеріалів і ресурсів (у відсотковому або валютному вираженні). Навіть у рамках одного модуля для користувача задаються особисті аспекти оцінки. Керуючий ж зуміє зробити оцінку роботи всіх відділів компанії. У програмці буде показано, коли співробітник був повідомлений про дилему (приховати це йому не вийде). Іншими словами, керуючий отримує принципові важелі і для управління підприємством, і для контролю підлеглих.

Рада

Неодмінно, в один день актуалізувати і класифікувати облік і контроль матеріалів у будівництві дуже важко. З цим необхідно бути рука об руку, працювати в цьому напрямку. Але сказати, що зробити це нереально, – не можна. Генеральний директор компанії «АЛТІУС СОФТ» Андрій Травкін дає кілька порад з цього приводу:

«По-перше, необхідно неупереджено підійти до цього питання, усвідомити, у чому безпосередньо труднощі, якою їх норов.

По-2-х, необхідно зважитися на автоматизацію будівництва і усвідомити, що нічого жахливого у впровадженні спец ПО немає. У всякому разі, так можна сказати про програмці «АЛТІУС – Управління будівництвом». В-3-х, потрібно дати співробітникам усвідомити, що в програмці необхідно працювати, довірити їм цей борг. Напевно, не має сенсу приховувати, що кожен другий комірник не дуже зацікавлений в організації точного контролю власної діяльності. На жаль, йому зручніше працювати в неконтрольованій ніким середовищі. Тому порядок у цій частині можна привести тільки одним методом – ввести спеціалізовану програмку для обліку матеріалів у будівництві та зобов'язати службовців складських служб працювати в ній. Інших варіантів я не бачу ».

Джерело: gradostroitel.com.ua