Новини за тематикою

Подорожній лист легкового автомобіля – це первинний документ, який відображає результати роботи транспорту в конкретній організації. Більше того, цей документ необхідний для розрахунку заробітної плати водіям. Як оформити подорожній лист легкового автомобіля, ви дізнаєтеся зі статті нижче.

Що таке шляховий лист легкового автомобіля

Подорожній лист є документом суворої звітності і необхідний для фіксування витрат ПММ, розрахунку заробітної плати водіям, нарахування амортизації на автомобіль, обліку витрат на автопарк і т. Д. Тобто його потреба аргументується економічної стороною питання. Найбільше він потрібен бухгалтерії та співробітникам податкової інспекції.

Подорожні листи в організації повинні видаватися на всі автомобілі, які вона використовує, включаючи орендовані.

Говорячи про організацію в контексті даної статті, ми маємо на увазі і ІП, так як вони також можуть бути власниками автопарку.

Подорожній лист виписується, як правило, на зміну або на один робочий день. Однак законодавець передбачив варіант оформлення документа на місяць, наприклад у разі відрядження водія.

Більш того, якщо одним автомобілем управляють кілька водіїв, то на кожного має бути виписаний свій маршрутний лист.

Виходячи з вищевикладеного, робимо висновок про те, що шляховий лист потрібен лише на ті автомобілі, які використовуються в інтересах організації і відносяться до її автопарку. Якщо автомобіль належить фізичній особі і застосовується тільки в особистих цілях, то ніяких додаткових документів оформляти не потрібно.

Крім того, керування транспортним засобом без подорожнього листа забороняється в наступних випадках:

  1. При перевезенні громадян з багажем.
  2. При транспортуванні вантажів автобусом, трамваєм, тролейбусом, легковим або вантажним автомобілями.

Подорожній лист також вправі запросити співробітники ГИБДД. За відсутність документа у водія ч. 2 ст. 2.13 КоАП передбачено попередження або штраф – 500 рублів.

Незважаючи на те що форма подорожнього листа легкового автомобіля затверджена постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78, в ньому є застереження про те, що цю форму організації застосовувати не зобов’язані – вони вправі розробити свій зразок і використовувати його для обліку витрат ПММ.

Крім того, постановою № 78 не затверджується форма листа для ІП, вона рекомендована тільки юридичним особам. ІП розробляють свою форму самостійно.

Однак затверджений в організації зразок подорожнього листа автомобіля повинен містити в собі обов’язкові реквізити:

  • назва та номер документа;
  • інформацію про терміни дії;
  • інформацію про водія;
  • відомості про легковому автомобілі;
  • відомості про власника автомобіля.

Розробники можуть крім обов’язкових реквізитів включити в шляховий лист іншу інформацію, яка враховує особливості експлуатації легкового автомобіля на конкретному підприємстві.

Мінфін роз’яснив, що застосування “самовільного” подорожнього листа можливо тільки для легкових автомобілів, і то якщо вони не транспортують вантаж або пасажирів.

Зразок подорожнього листа легкового автомобіля

В якості зразка подорожнього листа пропонуємо вашій увазі затверджену Форму № 3.

Отже, подорожній лист легкового автомобіля містить в собі 2 боку одного документа – лицьову й зворотний. Як правило, шляховий лист виготовляється в друкарні.

Лицьова сторона включає в себе такі реквізити:

  • серія, номер і дата оформлення документа;
  • найменування організації;
  • марка машини і держномер;
  • дані водія і його прав;
  • інформація про завдання водієві;
  • відомості про технічну справність автомобіля.

Зворотній бік подорожнього листа легкового автомобіля складається з таблиці, в якій є 6 граф:

  • номер по порядку;
  • код замовника;
  • місце відправлення / призначення;
  • час виїзду / повернення;
  • пройдений кілометраж;
  • підпис водія.

Далі йде інформація про результати роботи водія за зміну, а саме: кількість годин, кілометраж і розрахунок заробітної плати. Нижче ставиться підпис співробітника, який розрахунок справив, і її розшифровка.

Як оформити подорожній лист легкового автомобіля на місяць (зразок)?

Подорожній лист повинен оформлятися на кожен автомобіль, який використовується в організації. Законодавець передбачив, що документ може бути заповнений як на один день, так і на місяць.

Документ заповнюється уповноваженою особою. Водій допускається до записів тільки в частині, його стосується.

У найменуванні листа повинен бути зазначений тип транспортного засобу, наприклад легковий автомобіль. Далі уповноважена особа організації проставляє порядковий номер і ставить штамп організації.

Як правило, час виїзду і заїзду автомобіля в парк, а також його кілометраж проставляються все тим же уповноваженою особою за його підписом.

Кілька слів про призначення відповідальних осіб. Наказом керівника організації конкретному працівникові ставляться обов’язки з управління автомобільним парком. Може бути введена спеціальна посада, наприклад механік або начальник гаража. Найменування посади ролі не грає – головне, щоб в посадовій інструкції працівника були детально прописані його обов’язки, у тому числі про предосмотр автомобіля перед виїздом і заповненні шляхових листів.

Термін зберігання шляхових листів – 5 років.

На підприємстві повинен вестися журнал обліку руху подорожніх листів. Він складається з наступних граф:

  • порядковий номер документа;
  • дата його оформлення;
  • ПІБ та табельний номер водія;
  • гаражний номер автомобіля;
  • підписи водія, уповноваженої особи та бухгалтера;
  • примітки.

Всі дорожні листи, видані в організації, повинні бути записані в даному журналі.

Таким чином, шляховий лист повинен видаватися на всі автомобілі, наявні в автопарку конкретної організації. Документ оформляється на один день (зміну) або на місяць. Якщо автомобілем управляють кілька водіїв, то шляховий лист виписується на кожного. Бланки підлягають суворої звітності, відомості про них заносяться в спеціальний журнал.