Подорожній лист легкового автомобіля необхідний при здійсненні перевезень транспортам пасажирів або всіляких вантажів, а також для ведення обліку господарсько економічної діяльності підприємства чи організації. Подорожній лист легкового автомобіля (форма №3) заповнюється в повній відповідності інструкції Держкомстату Росії зі змінами та доповненнями від 28 листопада 1997 номер сімдесят вісім.

Керівники організацій або ті співробітники які несуть відповідальність за технічний стану легкового автомобіля мають повне право заповнювати бланк подорожнього листа форми №3 (зразок заповнення).

Водій або інші особи не допускаються до заповнення подорожнього листа. Перед тим як видати водієві подорожній лист, будь то диспетчер або інша відповідальна особа, спочатку заповнює бланк форми №3, в якому проставляється дата його видачі, яка обов’язково повинна бути такою ж, як і в журналі обліку подорожніх листів.

Бланк форми №3 подорожнього листа легкового автомобіля передається водію легкового автомобіля безпосередньо диспетчером підприємства або організації під розписку на один день, за тієї умови, що він здав подорожній лист за минулий робочий день. У тому випадку якщо тривалість перевезення становить більш ніж одну добу, тоді водієві легкового автомобіля видається міжміський шляховий лист.

Так само підприємствами та організаціями широко використовується така можливість, як використання організацією своїх власних подорожніх листів (зразок заповнення), які мають термін дії рівний одному календарному місяцю. а так само затверджений обліковими можливостями даного підприємства чи організації. За даними Мінфіну Росії від 15 числа листопада місяця 2005 року по номером 03-03-04 / 1/363 такі подорожні листи допустимі для легкового автомобіля, керованих співробітником за дорученням і на якому не здійснюються вантажні і пасажирські перевезення, і призначені для того що підтверджувати витрати на пальне.

Після того як легковий автомобіль повертається в гараж, настає час оформлення подорожнього лист а і воно виробляється в даній послідовності: у графі робота водія механік підприємства або організації вказує час і число прибуття автомобіля, а так само заповнює графу де вказуються показання спідометра автомобіля.

Потім переходить до заповнення наступної графи, де фіксується залишок пального і розписується під нею. У наступній графі водій автомобіля своїм підписом підтверджує факт здачі автомобіля механіку або відповідальній особі підприємства або організації в технічно справному або ж несправному стані. Механік або відповідальна особа підприємства або організації в рядку прийняв, своїм підписом має засвідчити той факт, що всі графи були заповнені правильно. Після всього цього водій здає свій шляховий лист диспетчеру чи іншого відповідальній особі, який у свою чергу розписується в графі про приймання і реєструє шляховий лист в журналі реєстрації подорожніх листів легкового автомобіля.